Compliance en cyberweerbaarheid voor NVM-makelaars: een praktische basis

Een makelaarskantoor draait op vertrouwen. Kopers en verkopers delen persoonsgegevens, financiële informatie en documenten.
Ondertussen komen aanvragen via Funda binnen en werkt uw team met e-mail, Move, Realworks en andere digitale klantdossiers. Hoe zorgt u dat privacy, het biedproces en digitale veiligheid in die dagelijkse praktijk goed zijn geregeld?

MKB Cyber Campus ontwikkelde samen met vier Friese makelaars een Compliance- en Cyberweerbaarheidshandboek voor NVM-makelaars.
Het is een template die een makelaars-kantoor kan invullen en aanpassen aan zijn eigen werkwijze. Zo hoeft u beleid en procedures niet vanaf een lege pagina op te bouwen.

Meer dan alleen cybersecurity

Het handboek brengt onderwerpen samen die op een makelaarskantoor vaak door elkaar lopen. Het bevat beleid en minimale controles voor onder meer:

• Wwft en cliëntacceptatie: risico’s beoordelen, controles vastleggen en handelen bij een ongebruikelijke transactie;
• AVG en privacy: zorgvuldig omgaan met klantgegevens en dossiers;
• NVM-gedrag, belangenconflicten en het biedlogboek: heldere afspraken over integriteit en het biedproces;
• Cyber- en informatiebeveiliging: aandacht voor accounts, leveranciers, cloudgebruik en incidenten;
• Dossierkwaliteit, klachten en bewustwording: vastleggen wie wat doet en hoe medewerkers betrokken blijven.

Daarbij horen standaardprocedures voor onder meer datalekken, e-mailfraude en betaalinstructies, plus invulformulieren zoals dossierchecklists, een leveranciersregister en een jaarlijkse compliance- en cyberreview. Ook bevat het handboek een voorbeeldtekst om klanten te waarschuwen voor betaalfraude.

Een concreet voorbeeld: als een klant een e-mail ontvangt met een gewijzigd rekeningnummer, moet duidelijk zijn hoe uw kantoor de betaalinstructie controleert en wie de klant informeert. Zulke afspraken helpen phishing en factuurfraude tijdig te herkennen. De betrokkenheid van vier Friese makelaars helpt om de template te laten aansluiten bij de praktijk van NVM-kantoren.

Van template naar afspraken voor uw eigen kantoor

Het handboek biedt een structuur, maar moet worden ingevuld, vastgesteld en gebruikt binnen uw organisatie. Wie is verantwoordelijk voor cliëntacceptatie? Hoe behandelt u een mogelijk datalek? En welke controles passen bij de systemen en leveranciers waarmee uw kantoor werkt? De formulieren en implementatieplanning helpen om die keuzes concreet te maken.

Mogelijk subsidie voor bepaalde cybermaatregelen

Wilt u naast het invullen van het handboek ook beveiligingsmaatregelen uitvoeren? Via Mijn Cyberweerbare Zaak kunnen kleine bedrijven die aan de voorwaarden voldoen in 2026 mogelijk 50% van de kosten van specifieke maatregelen vergoed krijgen, tot maximaal € 1.250. Denk bijvoorbeeld aan een wachtwoordmanager, tweefactor-authenticatie voor interne applicaties of het instellen en testen van back-ups.
De subsidie geldt niet automatisch voor het handboek, algemene compliancewerkzaamheden of cloudwerkplekken. Volgens RVO kunt u tot en met 30 november 2026 aanvragen, zolang er budget is. Bekijk daarom vooraf de actuele voorwaarden bij RVO. Ook kunnen wij namens MKB Cyber Campus u hier bij helpen.

Aan de slag met uw makelaarskantoor? Neem contact op!

Wilt u weten hoe het handboek bij uw kantoor kan worden toegepast? Vraag het kosteloos aan via het contactformulier.

Neem contact op met MKB Cyber Campus via of bel 06 3864 0375.
Dan bespreken we welke onderwerpen voor uw kantoor als eerste aandacht vragen.